راهنمای ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت

آیا میدانید چه تغییراتی باید در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت شود؟ آیا مراحل لازم برای  ثبت تغییرات شرکت را می دانید؟ در این مقاله سعی نمودیم تا به طور کامل تغییرات شرکت را تعریف کرده و نحوه ثبت آن و مدارک لازم برای آن را به شما آموزش دهیم. همچنین تلاش کردیم تا تمام مراحل ثبت تغییرات شرکت ها در سامانه اداره ثبت شرکتها را به صورت تصویری برای شما آماده سازی کنیم. به این ترتیب خود به راحتی می توانید در سامانه ثبت شرکتها تغییرات شرکت خود را ثبت کنید.

چه تغییراتی باید در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت شود؟

هنگامی که یک شرکت ثبت می شود، ممکن است اتفاقاتی رخ دهد تا یک سری تغییرات در شرکت ایجاد شود. در واقع ، شرکت یک بار ثبت می شود ، اما ده ها و صدها بار تغییرات داوطلبانه و اجباری برای آن ایجاد می شود. تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت ها در مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا در جلسات هیات مدیره قابل انجام می باشد.

کلیه تغییرات ایجاد شده در شرکت مانند تغییرات اساسنامه ، تغییر در سرمایه شرکت مانند کاهش یا افزایش سرمایه ، انحلال شرکت ، ورود و خروج شرکا ، تغییر اعضای هیئت مدیره یا تغییر سمت آنها ، تغییر حق امضا ، انتقال سهام و … باید به ثبت برسد.

در صورتی که هریک از تغییرات اشاره شده در لیست زیر در شرکت شما رخ دهند ، باید صورتجلسه مربوط به آن را تکمیل و سپس در سامانه اداره ثبت شرکتها در بخش صورتجلسه تغییرات اطلاعات لازم را تکمیل نموده و فرم صورتجلسه را ارسال نماید. به این ترتیب تغییرات ایجاد شده در شرکت به اطلاع اداره ثبت شرکتها می رسد.

تغییراتی که ممکن است یک شرکت در طول مدت فعالیت خود داشته باشد:

انحلال شرکت : همان طور که روزی یک شرکت ایجاد می شود ممکن است روزی هم برسد که بنا به دلایلی منحل شود. مواردی که منجر به انحلال و تصفیه شرکت می شوند با توجه به نوع شرکت ثبت شده با یکدیگر تفاوت دارند. در مقاله ” انحلال شرکت ” می توانید اطلاعات کاملی درباره موارد انحلال و تصفیه شرکت برای هر کدام از انواع شرکت ها کسب نمایید. هر گونه تغییرات ناشی از انحلال شرکت از وظایف مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

تغییر و تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین : در صورتی که یک شرکت تغییری در اعضای هیئت مدیره خود داشته باشد ( یا تعداد اعضا تغییر کند یا سمت آنها عوض شده باشد ) باید به اطلاع اداره ثبت شرکتها برساند. تغییر و تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین از وظایف مجمع عمومی عادی می باشد.
مجمع عمومی عادی در دو نوبت تشکیل می گردد، اگر در موعد مقرر (در پایان سال مالی) باشد مجمع عمومی عادی سالیانه خواهد بود اما اگر در طی سال مالی برای تغییر و تمدید در هیات مدیره یا بازرسین بنابر شرایط خاص باشد مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده خواهد بود.

حق امضا : هر گونه تغییر در حق امضا بایستی در مجمع عمومی فوق العاده یا جلسه اعضای هیات مدیره مطرح گردیده و در صورت تایید اعضای هیئت مدیره صورتجلسه شود. بنابراین اعضای هیئت مدیره با تنظیم صورتجلسه ای مبنی بر تغییر حق امضا می توانند این مسئولیت را به فرد دیگری از بین اعضا بسپارند. به این ترتیب هرگونه تغییر در حق امضا باید در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت شود.

نقل و انتقال سهام : تصمیم گیری برای هر گونه نقل و انتقال سهام از وظایف مجمع عمومی فوق العاده خواهد بود. نقل و انتقال سهم در شرکت های سهامی کاملا آزادانه بوده یعنی شریک می‎تواند هر زمان که بخواهد با انتقال سهمش از شرکت خارج شود. در زمینه مقررات انتقال سهام، بین شرکتهای سهامی عام و خاص تفاوت هایی وجود دارد که در مقاله ” نقل و انتقال سهام” به طور مفصل توضیح داده می شود.

تغییر آدرس شرکت : در صورتی که شرکت ثبت شده بخواهد محل فعالیت خود را عوض کند باید تغییر آدرس را به اطلاع اداره ثبت شرکتها برساند. تغییر آدرس شرکت از وظایف مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

تغییر در سرمایه شرکت مانند کاهش سرمایه یا افزایش سرمایه شرکت : افزایش و کاهش سرمایه از وظایف مجمع عمومی فوق العاده می باشد. منظور از افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، افزایش تعداد سهام شرکت های سهامی و افزایش سرمایه ناشی از ورود و خروج شریک به سایر شرکتها می باشد.

ادغام یا تغییر در موضوع شرکت : اگر موضوع فعالیت شرکت بنا به هر دلیلی تغییر کند ، این تغییر پس از تنظیم صورتجلسه در مجمع عمومی فوق العاده باید به اطلاع اداره ثبت شرکتها برسد.

ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت : در صورتی که شرکت بخواهد یک شعبه یا نمایندگی در محل های دیگری ثبت کند بایستی به عنوان ثبت شعبه یا نمایندگی در بخش تغییرات شرکت به اطلاع اداره ثبت شرکتها رساند.

چند نکته مهم در  ثبت تغییرات شرکت

شرکت هایی که موضوع فعالیت آنها نیاز به مجوز داشته اند بایستی تغییرات شرکت خود را به تایید پایگاه اطلاع رسانی مجوزهای کسب و کار رسانده و سپس تغییرات شرکت خود را همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایند.

اگر بخواهید همزمان چند تغییر در شرکت ایجاد کنید، به عنوان مثال تغییر آدرس، تغییر در سهام و… بایستی برای هر یک از این تغییرات صورتجلسات جداگانه ای تنظیم کنید. سپس برای هر یک از آن ها حتما باید به طور مجزا در سامانه اداره ثبت شرکتها پذیرش اینترنتی بگیرید.

مراحل ثبت تغییرات شرکت

1. تکمیل صورتجلسه تغییرات که می توانید در اینجا صورتجلسه های مختلف را دانلود نمایید.
2. شرکت هایی که موضوع فعالیت آن ها برای ثبت نیاز به مجوز داشته اند، بایستی قبل از ثبت تغییرات در اداره ثبت شرکتها به مراجع صدور مجوز مراجعه نمایند و مجوز خود را تغییر دهند.
3. مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکتها و انجام مراحل ثبت تغییرات و دریافت کد پیگیری.
4.  ارسال اصل مدارک و مستندات لازم از طریق پست به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری محل اقامتگاه قانونی شرکت مورد تقاضا.
5. مطابقت دادن مدارک و مستندات متقاضی با فایل الکترونیکی مربوط توسط اداره ثبت شرکتها.
6. تولید پیش نویس تاسیس احراز هویت و اخذ امضای متقاضی ثبت در صورت انطباق مورد تقاضا با قوانین و مقررات.
7. چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و یا نقص در مستندات و مدارک ملاحظه شود مراتب جهت رفع نقص به متقاضی اطلاع داده می‌شود. متقاضی مکلف است ظرف مدت ۳۰ روز نسبت به رفع نواقص اعلام شده اقدام نمایند. در غیر اینصورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.
8. جهت  ثبت تغییرات شرکت ها و موسسات غیر تجاری ای که در گذشته در اداره ثبت خارج از مرکز استان به ثبت رسیدند، اداره ثبت شرکت های مراکز استانها ابتدا پرونده مربوطه را از مرجع ثبت کننده مطالبه و مراحل ثبت تغییرات را مطابق ضوابط انجام می دهد. اداره ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوطه نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان اقدام نماید.
9. اداره ثبت شرکت های استان مکلف است قبل از اقدام نسبت به اسکن و داده آمایی پرونده دریافت شده اقدام نماید.
10. بررسی کارشناسی تایید و تعیین نام اشخاص حقوقی مورد تقاضای ثبت تغییرات نام توسط اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری مرکز استان با رعایت مقررات انجام می پذیرد.
11. پس از بررسی و تایید کارشناس تقاضاهای واصله در اداره ثبت شرکتها و غیر تجاری مرکز استان به شرح ذیل اقدام می گردد.
12. اداره ثبت شرکتها پیش نویس سند ثبت تغییرات شخص حقوقی را در سامانه تولید و مفاد آن را به صورت الکترونیک به اطلاع متقاضی می رساند.
13. متقاضی پس از ملاحظه مفاد پیش‌نویس سند به منظور پرداخت حقوق دولتی و امضای نسخه چاپی آن به اداره ثبت شرکتها مراجعه می نماید.
14. اداره ثبت شرکتها با احراز هویت ذی سمت و اطمینان از وصول حقوق دولتی دو نسخه از سند نهایی را چاپ و به امضای ذی سمت رسانده و در دفتر الکترونیک مربوط در سامانه ثبت می نماید. نسخه امضا شده سند نهایی پس از اسکن در پرونده الکترونیک ثبت شخص حقوقی مربوطه ذخیره و یک نسخه ازآن به متقاضی تحویل داده می شود.
15. چنانچه اقامتگاه شخص حقوقی مورد تقاضا شهرستانی غیر از مرکز استان باشد، اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری مرکز استان، پیش‌نویس سند تولید شده را جهت احراز هویت و اخذ امضای ذی سمت، از طریق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامت قانونی شخص حقوقی ارسال و مراتب را از طریق پیام کوتاه به متقاضی اعلام می‌نماید. اداره مذکور پس از احراز هویت و اخذ امضا، نسخه امضا شده را اسکن و از طریق سامانه به اداره ثبت شرکتهادر مرکز استان ارسال و یک نسخه از سند امضا شده را نیز به متقاضی تحویل می دهد.
16. مرحله نهایی ثبت تغییرات شرکت ها و موسسات غیر تجاری در سامانه و الحاق اسکن سند امضا شده که سابقه ثبت الکترونیکی شخص حقوقی توسط اداره ثبت شرکتها در مرکز استان انجام خواهد شد.
17. پس از طی تمام این مراحل با ایجاد زیرساخت ها و ارتباط سیستمی با رومه رسمی در تمام موارد، اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری نسخه ای از سند الکترونیکی ثبت شده همان آگهی ثبتی را از طریق سامانه به رومه رسمی ارسال می نماید.
18. متقاضی مکلف است جهت پیگیری مراحل انتشار آگهی و پرداخت هزینه های مربوط از طریق درگاه اختصاصی رومه رسمی با استفاده از کد پیگیری بالای آگهی تاسیس اقدام نمایند. آگهی ثبتی مورد نظر پس از ۷ روز کاری در سایت رومه رسمی منتشر و به اطلاع عموم می رسد.